営業と現場は、販売できる在庫と出荷予定を共有する

販売できる数量と、更新した時点をそろえる

営業と現場で、販売できる在庫の定義を統一します。棚にある製品から、取り置き、確認待ち、出荷待ちを区別します。

共有する記録には、製品番号、部位、重量、状態、更新日時を残します。数量の情報がいつの時点かを、営業が確認できる形にします。

一週間の在庫照会を調べ、毎回聞いている項目を共有表へ加えます。同じ在庫を別の表へ二重に入力する運用は整理します。

納期の回答に必要な工程と確認先を決める

納期は、現在の在庫量だけでは決まりません。処理・包装の進み方と、出荷に必要な確認が終わる時点を共有します。

営業には、納期回答に必要な工程、出荷可能時期、未確認事項、確認する担当を渡します。すべての作業予定を複製する必要はありません。

見積前に確認する場所を一つに決めます。予定が変わった場合は、取引先への回答と現場の準備を同じ情報へ更新します。

注文と変更を、次の担当が見る記録へ残す

受けた注文は、現場が最初に見る記録へ集めます。個人の手帳やメッセージだけに残る注文をなくし、引き継ぐ場所を統一します。

得意先、製品番号、数量、納期、出荷先、担当をそろえます。電話で変わった数量や納期も、同じ記録を更新します。

次の担当が記録だけで出荷準備できるかを確かめます。不足した項目を追加し、注文の受領から出庫確認までの担当を決めます。

電話の回数と、回答・出荷の結果を比べる

情報共有の効果は、営業と現場の両方で確認します。在庫照会の電話が減っても、更新のために現場が止まるなら手順を見直します。

変更前後の照会回数、見積回答時間、約束どおり出荷した割合を比べます。担当者には、返事に困った項目と更新の負担を確認します。

空いた時間の使い道を決め、商談や取引先対応へ振り向けます。システム導入を新規顧客の増加と同一視せず、受注や継続取引の結果を別に測ります。

営業と現場で共有する情報

何が売れるか

現場から共有すること：部位・重量・状態・在庫

確認する場面：見積前

いつ出せるか

現場から共有すること：処理状況と出荷可能時期

確認する場面：納期回答前

何を約束したか

現場から共有すること：取り置き・出荷先・数量

確認する場面：受注後

利益が残るか

現場から共有すること：販売価格と費用の前提

確認する場面：価格交渉前

最初に試すこと

1. 在庫照会の電話が何回あるか数える。
2. 営業が必要とする項目と、更新する担当を揃える。
3. 一つの得意先で、見積から出庫まで情報を照合する。